আপনি কি ব্যক্তিগত সহায়তা নিচ্ছেন যারা সংরক্ষণ আপনি সময় বা আপনার সময় কে ব্যয়?
সম্প্রতি, আমি আমার শীর্ষ পঞ্চাশজন ব্যবসায়িক কোচিং ক্লায়েন্টকে আমি বাস করি যেখানে ওয়াইমিংয়ের জ্যাকসন হোলের একটি ব্যক্তিগত পশ্চাদপসরণে আমন্ত্রণ জানিয়েছি। আমরা নেতৃত্বের বিভিন্ন দিক নিয়ে আলোচনা করছিলাম - যেভাবে ব্যবসায়ের মালিকরা নিজের এবং তাদের সংস্থাগুলির জন্য কৌশলগত সুবিধা এবং যুগান্তকারী ফলাফল তৈরি করতে পারেন - যখন কেউ আমাকে সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করেছিল সময় ব্যবস্থাপনা ।
এই প্রশ্নটি আমাদের প্রত্যেকে আমাদের সময়ের জন্য সর্বোত্তম উপায়ে লাভ করার উপায়গুলির সম্পর্কে একটি প্রাণবন্ত কথোপকথনকে উত্সাহিত করেছিল। এবং এটি স্পষ্ট হয়ে উঠল যে অসাধারণভাবে সফল উদ্যোক্তারা যাদের আমরা সেই ঘরে রেখেছিলাম তারা মূল্যবান সময় হারাচ্ছিল কারণ তাদের সহায়তাকারীরা তাদের প্রয়োজনীয় কাজটি করতে যথেষ্ট সক্ষম ছিল না বা যথেষ্ট ক্ষমতাপ্রাপ্ত ছিল না। সুতরাং আমি আপনার প্রয়োজন অনুসারে সহায়তাকারীদের নিয়োগের গুরুত্ব সম্পর্কে কথা বলতে শুরু করি - এবং আপনাকে সহায়তা করতে আপনি কী করতে পারেন।
বিভিন্ন কোম্পানিতে এবং বিভিন্ন শহরে পঁচিশ বছরে আমার কাছে আমার অফিস থেকে কাজকারী সহকারী, দূরবর্তী-তবে-স্থানীয়ভাবে কাজ করা সহায়ক এবং আমার থেকে হাজার হাজার মাইল দূরে আক্ষরিকভাবে কাজ করেছেন এমন সহায়তাকারীরা এসেছিলেন। প্রক্রিয়াধীন, আমি আবিষ্কার করেছি যে সত্যিকারের চারটি সহায়ক রয়েছে। এবং সঠিক সময় সহকারী নিয়োগ করা আপনার সময়কে কাজে লাগানোর জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
স্তর 1: গফার
এই প্রথম স্তরের সহায়কদের সরাসরি নির্দেশাবলী এবং ঘনিষ্ঠ তদারকি প্রয়োজন। তারা পয়েন্ট এ থেকে পয়েন্ট বিতে অবজেক্টগুলিকে সরিয়ে নিতে পারে তারা আপনার পক্ষ থেকে ইমেল প্রেরণ করতে পারে - যখন কী লিখতে হবে ঠিক তা বললে। তারা ট্রান্সক্রিপশন নিতে এবং ডকুমেন্টগুলি স্ক্যান করতে পারে এবং আপনার নির্দেশাবলী অনুসারে ফোল্ডারে সেই নথিগুলি ফাইল করতে পারে। গফার্স সহ, আপনি তাদের প্রতিটি পদক্ষেপে দিকনির্দেশ দিচ্ছেন
সুতরাং আপনি সংরক্ষণ করুন কিছু সময় - সর্বোপরি, আপনার গোফার হ'ল প্রকৃতপক্ষে করছেন কার্য - তবে, সত্যই, তাদের জন্য তাদের সমস্ত চিন্তাভাবনা আপনাকে করতে হবে। যা একজন গফারের সাথে কাজ করে আপনি যে পরিমাণ সময় দিতে পারেন তা সত্যিই কঠোর সীমাবদ্ধ রাখে।
এটি স্পষ্টতই আপনার ভাড়া করা ব্যক্তিগত সহায়ক নয়।
স্তর 2: প্রশাসনিক সহকারী
একজন প্রশাসনিক সহকারী বা 'অ্যাডমিন' এমন একজন ব্যক্তি যিনি অনেকগুলি কাজ ভালভাবে পরিচালনা করতে পারেন, যতক্ষণ না তাদের জন্য একটি স্পষ্ট প্রক্রিয়া নির্ধারিত হয় এবং সেই কাজগুলি তারা কী প্রত্যাশা করছেন বা কী পরিচালনা করতে ব্যবহার করেছেন তার সীমানার মধ্যে রয়েছে well ।
সুসংবাদটি হ'ল অ্যাডমিনরা গফারদের চেয়ে যথেষ্ট স্বায়ত্তশাসিত। অ্যাডমিনগুলি যতক্ষণ না তারা পরিচিত ফলাফল পাওয়ার জন্য পরিচিত প্রক্রিয়া এবং পদ্ধতি অনুসরণ করছে ততক্ষণ আপনার সময়কে সঠিকভাবে কাজে লাগাতে সহায়তা করতে পারে। তারা কংক্রিট, সংজ্ঞায়িত কর্মের সাথে দক্ষতা অর্জন করে।
যখন বিষয়গুলি অস্পষ্ট হয়ে যায় তখন তারা সমস্যার মধ্যে পড়ে - যখন তাদেরকে এমন কাজগুলি পরিচালনা করতে বলা হয় যেখানে সাফল্যের নিশ্চয়তা নেই। তারা গন্ডগোল সম্পর্কে ভয় পেয়ে যায়। তারা ভুল করতে ভীত হয়। কারণ তারা জানে যে তারা তাদের ত্রুটির জন্য দায়বদ্ধ হবে। তারা সমস্যায় পড়তে পারে। এগুলি তারা নিজের বিবেচনার ব্যবহার করতে নারাজ।
সুতরাং প্রশাসকরা গফারদের চেয়ে আপনার সময়ের যথেষ্ট পরিমাণে সহায়তা করতে পারে তবে তারা যে কাজগুলি সবচেয়ে মূল্যবান হতে পারে তার থেকে লজ্জা পাবে।
স্তর 3: নির্বাহী সহকারী
কড়ি হ্রদ শিয়াল 10 বয়স
নির্বাহী সহকারীদের অনিশ্চয়তায় ফেলে দেওয়া হয় না। তারা একটি অস্পষ্ট দায়িত্ব গ্রহণ করতে পারে এবং এটি কীভাবে কার্যকর করতে পারে তা নির্দিষ্ট গণ্ডির মধ্যেই প্রকৃতপক্ষে নির্ধারণ করতে পারে। তারা যে কাজগুলি পরিচালনা করতে পারে স্কেচ আউট পরিবর্তে হচ্ছে ইঞ্জিনিয়ার আউট।
ইঞ্জিনিয়ারড অ্যাসাইনমেন্টস - প্রশাসনিক সহকারীরা সবচেয়ে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে এমন ধরণের অ্যাসাইনমেন্ট - সত্যই ভাল প্রক্রিয়াজাত হয়। প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি আগে থেকেই পরিষ্কারভাবে নির্ধারণ করা হয়।
বিপরীতে, আপনি যখন কোনও এক্সিকিউটিভ সহকারীকে স্কেচড আউট অ্যাসাইনমেন্ট দেন, আপনি সাধারণত কিছু বলবেন, ' আমি যা অর্জন করতে চাইছি তা এখানে। এখানে একটি দম্পতি আছে খেলতে পরিবর্তনশীল। এখানে কিছু জিনিস আপনি বিবেচনা করতে চাইবেন might । আপনি বাকীটা বের কর '
নির্বাহী সহকারী অত্যন্ত স্বায়ত্তশাসিত; তাদের কেবল আপনার অনুরোধের প্রসঙ্গে বুঝতে সহায়তা প্রয়োজন। তাদের আপনার পক্ষে ভাল সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করার জন্য তাদের একটি নির্দিষ্ট পরিমাণের পরিমাণের তথ্যের প্রয়োজন। আপনার আপনার প্রত্যাশা এবং পছন্দগুলি যোগাযোগ করার জন্য তাদের দরকার।
উদাহরণস্বরূপ, যখন ভ্রমণের কথা আসে, আপনি তাদের জানাতে চাইবেন যে আপনি কোন অবস্থার অধীনে উড়োজাহাজ পরিষেবা উচ্চতর শ্রেণিতে আপগ্রেড করতে চান, কী ধরণের হোটেল আপনার পছন্দ হয় এবং কী ধরণের পাড়া আপনি থাকতে চান।
সেই প্রসঙ্গটি আরও গভীরতর হতে পারে। আমার অংশ হিসাবে, আমি আমার ইনবক্সের মধ্যে আমার নির্বাহী সহকারী রাখতে চাই to আংশিকভাবে এটি সহায়ক কারণ এটি আমার পরিচালনা করতে থাকা ইমেলগুলির সংখ্যা হ্রাস করে: আমি যদি দিনে একশত ইমেল পাই তবে আমি বলতে পারি যে আমার নির্বাহী সহকারী তাদের প্রায় পঞ্চাশ থেকে সত্তরটি পরিচালনা করে, পুনরায় বিতরণ করে বা মুছে ফেলে।
তবে সেখানে তাকে রাখাও সহায়ক কারণ তিনি আমার ব্যবসায়ের প্রসঙ্গটি দেখেন। কারণ তিনি জানেন যে আমি কী নিয়ে কাজ করছি এবং কার সাথে, তিনি কার সাথে আমার সভা করবেন সে সম্পর্কে আরও ভাল সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি তিনি দেখেন যে আমি জোয়ের সাথে একটি নির্দিষ্ট প্রকল্প সম্পর্কে প্রচুর ইমেল আদান-প্রদান করছি এবং তারপরে জো একটি বৈঠক চেয়েছে এবং বলেছে যে এটি একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার আগেই হওয়া দরকার, তবে তিনি নির্ধারণ করতে পারেন যে প্রকল্পটি সত্যই গুরুত্বপূর্ণ আমি এবং যে সভা সম্ভবত খুব। সুতরাং তিনি আমার জন্য এই সভাটি স্থাপনের উদ্যোগ নেবেন এবং এই প্রভাবের জন্য আমাকে কেবল একটি নোট রেখে দিন, ' জো বলেছিল যে এই সময়সীমার আগেই তার সাথে আপনার সত্যিই সাক্ষাৎ হওয়া দরকার ছিল, তাই আমি তাকে আধা ঘন্টার জন্য ফিট রাখি, 2:45 থেকে 3: 15 পর্যন্ত '
কার্যনির্বাহী সহকারীরা আপনার সময়কে সঠিকভাবে সহায়তা করতে পারে, যতক্ষণ আপনি তাদের ভাল প্রসঙ্গ দেন।
স্তর 4: চিফ অফ স্টাফ বা নির্বাহী কর্মকর্তা মো
পরিশেষে আমাদের কাছে কর্মী প্রধান - বা, সামরিক বাহিনীর একজন নির্বাহী কর্মকর্তা রয়েছে। এই সহায়ক আপনার ব্যবসায়ের ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য ব্যক্তিগত সিওওর মতো। তারা আপনার উদ্দেশ্য বুঝতে। তারা জানে যে সমস্ত মূল খেলোয়াড় কে। এবং এগুলি প্রশাসনিক লোডের কাঁধ থেকে বেশি - এমনকি সর্বাধিক - গ্রহণ করার সময় তারা নিজেরাই ফলাফল পেতে সক্ষম।
একজন চিফ অফ স্টাফ উদ্যোগ নেবে এবং প্রকৃত পক্ষে অনুসরণ করবে এবং আপনার পক্ষ থেকে আপনার সরাসরি প্রতিবেদনগুলি পরীক্ষা করবে। প্রশাসনিক বা কার্যনির্বাহী সহকারী কোনও সভায় নোট নিতে পারে, আপনার চিফ অফ স্টাফ এমন আইটেমগুলি সন্ধান করবে যা ফলো-আপ করতে হবে এবং সেগুলি নিজেই অনুসরণ করবে। আপনার চিফ অফ স্টাফ মিটিংয়ের পরে সিন্ডির সাথে ফিরে ফিরে তাদের চার্চের আইটেমটি পরিষ্কার করে দেওয়ার বিষয়টি নিশ্চিত করে তুলবে এবং তার পরে সে কী করছে তা দেখার জন্য দুদিন পরে আবার পরীক্ষা করে দেখুন।
দুর্ভাগ্যক্রমে, বেশিরভাগ লোক গোফার এবং প্রশাসনিক সহকারী নিয়োগ করে - এমন লোকেরা যারা কেবল পরিষ্কারভাবে নির্দিষ্ট কাজগুলিতে সহায়তা করতে পারে। তবে ব্যবসায়ের মালিক হিসাবে আমাদের মধ্যে বেশিরভাগই প্রক্রিয়ামুখী নয়; আমরা এমন এক বিশ্বে থাকি যা ফাজির। এবং তাই আমাদের প্রকৃতপক্ষে একটি নির্বাহী সহকারী যিনি আরও অস্পষ্ট পরিস্থিতি পরিচালনা করতে পারেন প্রয়োজন।
এবং প্রধান স্টাফরা দুর্দান্ত থাকাকালীন, আপনি সাধারণত সেগুলি কেবল মিড ক্যাপ এবং বৃহত্তর সংস্থাগুলিতেই পাবেন। আপনার যদি আরও ছোট সংস্থা থাকে তবে আপনার পক্ষে সম্ভবত আপনার দলে একজন চিফ অফ স্টাফ টাইপ ব্যক্তি থাকবেন, তবে তাদের একচেটিয়াভাবে আপনাকে নিয়োগ দেওয়া হবে না। পরিবর্তে তারা আপনার ক্রিয়াকলাপ চালাতে পারে বা আপনার ব্যবসাটি যদি কিছুটা বড় হয় তবে তারা আপনার সিওও হতে পারে।
এবং এটি লক্ষণীয় একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় যে এই শিরোনামগুলি স্বেচ্ছাসেবী। 'এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্টস' শিরোনামে প্রচুর লোকেরা সত্যই গফার। এবং গোফার হিসাবে নিযুক্ত প্রচুর লোকেরা কার্যনির্বাহী সহকারী স্তরে সম্পাদন করেন। (পরেরটি বিনোদন জগতে বিশেষত প্রচলিত))
সুতরাং, আপনি যেমন আপনার পরবর্তী সহকারী নিয়োগের বিষয়ে ভাবেন, আপনার কোন ধরণের সহায়ক প্রয়োজন তা বিবেচনা করুন। এবং, আপনি যেটাই সিদ্ধান্ত নিন না কেন, সাক্ষাত্কারের সময় এই গুণগুলি সন্ধান করতে ভুলবেন না।
অবশেষে, একটি বোনাস প্রো-টিপ: আপনার প্রয়োজনের তুলনায় আপনাকে আরও কিছুটা সামর্থ্যের সাথে ভাড়া করুন ire সর্বোপরি, আপনি নিজের সংস্থার বিকাশ চান, তাই না?
আমার ভাগ করা ধারণাগুলি যদি আপনি উপভোগ করেন তবে আমি আপনাকে আমার নতুন বইয়ের একটি অনুলিপি ডাউনলোড করতে উত্সাহিত করেছি, একটি ব্যবসা তৈরি করুন, একটি কাজের নয় । এখানে ক্লিক করুন সম্পূর্ণ বিবরণ এবং আপনার প্রশংসাপত্র অনুলিপি পেতে।
