মার্কিন কর্মচারীরা গড়ে প্রায় ব্যয় করে এক চতুর্থাংশ এর মাধ্যমে ওয়ার্কউইক কম্বিংয়ের শত শত ইমেল ।
আমরা আমাদের জবাব বোতামগুলিতে আটকানো থাকা সত্ত্বেও, ক্যারিয়ারের কোচ বারবারা পাচটার বলেছেন যে প্রচুর পেশাদাররা এখনও ইমেলকে কীভাবে সঠিকভাবে ব্যবহার করবেন তা জানেন না।
আমরা পড়ছি এবং লিখছি নিখুঁত বার্তাগুলির কারণে আমরা বিব্রতকর ত্রুটিগুলি করার প্রবণতা পেতে পারি এবং এই ভুলগুলির গুরুতর পরিণতিও হতে পারে।
পাচর তার বইতে আধুনিক ইমেল শিষ্টাচারের মূল বিষয়গুলি তুলে ধরেছেন ' ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের প্রয়োজনীয়তা ' আমরা তার সাথে কথা বলেছি এবং আপনার জানা থাকা সবচেয়ে প্রয়োজনীয় নিয়মগুলি বের করে এনেছি।
ভিভিয়ান জিয়াং এবং রাচেল সুগার এই নিবন্ধটির পূর্ববর্তী সংস্করণগুলিতে অবদান রেখেছিল।
1. একটি পরিষ্কার, প্রত্যক্ষ বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন
একটি ভাল সাবজেক্ট লাইনের উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে 'সভার তারিখ পরিবর্তিত হয়েছে,' 'আপনার উপস্থাপনা সম্পর্কে দ্রুত প্রশ্ন,' বা 'প্রস্তাবনার জন্য পরামর্শগুলি।'
'লোকেরা প্রায়শই সিদ্ধান্ত নেয় সাবজেক্টের লাইনের ভিত্তিতে কোনও ইমেল খুলতে হবে কি না,' পাচার বলেছেন says 'এমন একটি চয়ন করুন যা পাঠকদের জানতে দেয় যে আপনি তাদের উদ্বেগ বা ব্যবসায়িক সমস্যার সমাধান করছেন' '
2. একটি পেশাদার ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন
আপনি যদি কোনও সংস্থার হয়ে কাজ করেন তবে আপনার কোম্পানির ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করা উচিত। তবে আপনি যদি কোনও ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন - আপনি যদি স্ব-কর্মসংস্থান করছেন বা কেবল কখনও কখনও কাজের সাথে সম্পর্কিত চিঠির জন্য এটি ব্যবহার করার মতো হয়ে থাকেন - তবে সেই ঠিকানাটি বেছে নেওয়ার সময় আপনার সতর্কতা অবলম্বন করা উচিত, পাচার বলেছেন।
আপনার সর্বদা আপনার ইমেল ঠিকানা থাকা উচিত যা আপনার নাম পৌঁছে দেয় যাতে প্রাপক সঠিকভাবে জানেন যে কে ইমেলটি পাঠাচ্ছে। কর্মক্ষেত্রে ব্যবহারের জন্য উপযুক্ত নয় এমন ইমেল ঠিকানাগুলি (সম্ভবত আপনার গ্রেড-স্কুল দিনের অবশিষ্টাংশ) ব্যবহার করবেন না, যেমন 'বেবিগার্ল @ ...' বা 'বিয়ারলভার @ ...' - আপনি কতটা ভালোবাসেন তা না কেন ঠান্ডা মিশ্রিত করা।
৩. 'সকলকে উত্তর দিন' বলার আগে দু'বার ভাবেন
20 জনের ইমেলগুলি কেউ পড়তে চায় না যার সাথে তাদের কিছু করার নেই। ইমেলগুলি উপেক্ষা করা কঠিন হতে পারে, অনেক লোক তাদের স্মার্টফোনে নতুন বার্তাগুলির বিজ্ঞপ্তি পেয়ে থাকে বা তাদের কম্পিউটারের স্ক্রিনে পপ-আপ বার্তাগুলিকে বিভ্রান্ত করে। পাচটার বলেছেন, তালিকার প্রত্যেককেই ইমেলটি গ্রহণ করা প্রয়োজন বলে যদি না আপনি সত্যিই ভাবেন তবে 'সমস্ত জবাব' দিয়ে আঘাত করা থেকে বিরত থাকুন।
4. একটি স্বাক্ষর ব্লক অন্তর্ভুক্ত
সরবরাহ করুন আপনার পাঠক আপনার সম্পর্কে কিছু তথ্য সহ, পাচার পরামর্শ দেয়। 'সাধারণত, এটিতে আপনার সম্পূর্ণ নাম, শিরোনাম, সংস্থার নাম এবং কোনও ফোন নম্বর সহ আপনার পরিচিতির তথ্য লেখা থাকবে। আপনি নিজের জন্য কিছুটা প্রচারও যোগ করতে পারেন তবে কোনও বক্তব্য বা শিল্পকর্ম নিয়ে ওভারবোর্ডে যাবেন না ''
বাকি ইমেলের মতো একই ফন্ট, টাইপ আকার এবং রঙ ব্যবহার করুন, সে বলে।
৫. পেশাদার সালাম ব্যবহার করুন
'আরে আপনি ছেলেরা,' 'ইয়ো,' বা 'হাই লোকেরা' যেমন লেড-ব্যাক, কথাবার্তা মত প্রকাশ করবেন না।
'আমাদের লেখার স্বাচ্ছন্দ্যপূর্ণ প্রকৃতির কোনও ইমেলটিতে অভিবাদনকে প্রভাবিত করা উচিত নয়,' তিনি বলে। ' আরে এটি একটি খুব অনানুষ্ঠানিক অভিবাদন এবং সাধারণত এটি কর্মক্ষেত্রে ব্যবহার করা উচিত নয়। এবং আমাকে হয় না ঠিক আছে। ব্যবহার ওহে বা হ্যালো পরিবর্তে.'
তিনি কারও নাম ছোট করার বিরুদ্ধেও পরামর্শ দেন। 'হাই মাইকেল' বলুন, যদি না আপনি নিশ্চিত হন যে তাকে 'মাইক' বলা পছন্দ হয়।
Exc. বিস্মৃত বিবরণ অল্প পরিমাণে ব্যবহার করুন
যদি আপনি একটি বিস্ময়বোধক পয়েন্ট ব্যবহার করতে চান, উত্তেজনা জানাতে শুধুমাত্র একটি ব্যবহার করুন, প্যাচর বলেছেন।
'লোকেরা মাঝেমাঝে দূরে সরে যায় এবং তাদের বাক্য শেষে অনেকগুলি বিস্মৃত বিবরণ দেয়। ফলাফল খুব সংবেদনশীল বা অপরিপক্ক প্রদর্শিত হতে পারে, 'তিনি লিখেছেন। 'বিস্ময়বোধক পয়েন্টগুলি লেখার ক্ষেত্রে অল্প ব্যবহার করা উচিত' '
Hum. হাস্যরস সম্পর্কে সতর্ক থাকুন
হাস্যরসটি ডান টোন বা মুখের অভিব্যক্তি ছাড়াই সহজেই অনুবাদে হারিয়ে যেতে পারে। পেশাদার বিনিময়ে ইমেলগুলি থেকে রসিকতা ছেড়ে দেওয়া ভাল, যদি না আপনি প্রাপককে ভালভাবে জানেন। এছাড়াও, আপনি মজাদার মনে করেন এমন কিছু অন্য কারও কাছে মজাদার নাও হতে পারে।
পাচটার বলেছেন: 'কথা বলার সময় মজাদার হিসাবে অনুভূত এমন কোনও কিছু যখন লেখা হয় তখন খুব আলাদাভাবে আসতে পারে। সন্দেহ হলেই তা ছেড়ে দাও। '
৮. জেনে রাখুন যে বিভিন্ন সংস্কৃতির লোকেরা আলাদা আলাদাভাবে কথা বলে এবং লেখেন
বিচ্ছিন্নতা সহজেই কারণে ঘটতে পারে সাংস্কৃতিক পার্থক্য , বিশেষত লেখার ফর্মে যখন আমরা একে অপরের দেহের ভাষা দেখতে পাই না। আপনার বার্তাটি প্রাপকের সাংস্কৃতিক পটভূমিতে তৈরি করুন বা আপনি তাদের কতটা ভাল জানেন।
পাচের মনে রাখবেন, একটি ভাল নিয়মটি হ'ল উচ্চ-প্রাসঙ্গিক সংস্কৃতি (জাপানি, আরব, বা চীনা) আপনার সাথে ব্যবসা করার আগে আপনাকে জানতে চায়। সুতরাং, এই দেশগুলির ব্যবসায়িক সহযোগীদের তাদের লেখায় আরও ব্যক্তিগত হওয়া সাধারণ common অন্যদিকে, নিম্ন-প্রাসঙ্গিক সংস্কৃতি (জার্মান, আমেরিকান বা স্ক্যান্ডিনেভিয়ান) এর লোকেরা খুব দ্রুত এই বিষয়টিতে পৌঁছনো পছন্দ করে।
9. আপনার ইমেলগুলিতে জবাব দিন - এমনকি ইমেলটি আপনার জন্য না থাকলেও
আপনাকে পাঠানো প্রতিটি ইমেল বার্তার উত্তর দেওয়া কঠিন, তবে আপনার চেষ্টা করা উচিত, পাচটার বলে। এর মধ্যে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যখন ইমেলটি দুর্ঘটনাক্রমে আপনাকে প্রেরণ করা হয়েছিল, বিশেষত যদি প্রেরক কোনও উত্তর প্রত্যাশা করে। একটি উত্তর প্রয়োজনীয় নয় তবে ভাল ইমেল শিষ্টাচার হিসাবে কাজ করে, বিশেষত যদি এই ব্যক্তি আপনার মতো একই সংস্থা বা শিল্পে কাজ করে।
এখানে একটি উদাহরণের জবাব দেওয়া হয়েছে: 'আমি জানি আপনি খুব ব্যস্ত, তবে আমার মনে হয় না আপনি এই ইমেলটি আমাকে পাঠিয়েছিলেন। এবং আমি আপনাকে জানাতে চেয়েছিলাম যাতে আপনি এটি সঠিক ব্যক্তির কাছে প্রেরণ করতে পারেন। '
10. শেষ ইমেল ঠিকানা যুক্ত করুন
'আপনি বার্তাটি লেখার এবং প্রুফিং শেষ করার আগে আপনি দুর্ঘটনাক্রমে কোনও ইমেল প্রেরণ করতে চান না, 'পাচটার বলে says 'আপনি যখন কোনও বার্তার জবাব দিচ্ছেন, এমনকি প্রাপকের ঠিকানা মুছে ফেলা এবং এটি সন্নিবেশ করা ভাল সতর্কতা কেবল তখনই যখন আপনি নিশ্চিত হন যে বার্তাটি প্রেরণের জন্য প্রস্তুত কিনা' '
১১. প্রতিটি বার্তা প্রুফ্রেড করুন
আপনার ভুলগুলি আপনার ইমেলের প্রাপকদের দ্বারা নজরে আসবে না। 'এবং, প্রাপকের উপর নির্ভর করে তাদের তৈরি করার জন্য আপনার বিচার করা যেতে পারে,' প্যাচটার বলেছেন।
শূন্য অ্যান্ডি ব্যাসিচের নেট মূল্যের নিচে জীবন
বানান-চেক উপর নির্ভর করবেন না। আপনার ইমেলটি পাঠানোর আগে বেশ কয়েকবার উচ্চতর জোরে পড়ুন এবং পুনরায় পড়ুন।
'একজন সুপারভাইজার লিখতে চেয়েছিলেন' অসুবিধার জন্য দুঃখিত, ''পাচটার বলেছেন। 'তবে তিনি তাঁর বানান-পরীক্ষার উপর নির্ভর করেছিলেন এবং লিখেছেন' অসম্পূর্ণতার জন্য দুঃখিত 'writing
12. আপনি সঠিক প্রাপককে নির্বাচন করেছেন তা ডাবল-চেক করুন
পাচটার ইমেলটির 'টু' লাইনে আপনার ঠিকানা পুস্তক থেকে কোনও নাম টাইপ করার সময় সাবধান মনোযোগ দেওয়ার কথা বলে says 'ভুল নামটি নির্বাচন করা সহজ, যা আপনার পক্ষে এবং ভুলক্রমে ইমেলটি গ্রহণকারী ব্যক্তির জন্য বিব্রতকর হতে পারে' '
13. আপনার ফন্টগুলি ক্লাসিক রাখুন
বেগুনি কমিক সানসের একটি সময় এবং জায়গা রয়েছে (সম্ভবত?) তবে ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের জন্য, আপনার ফন্ট, রঙ এবং মাপের ক্লাসিক রাখুন।
মূল নিয়ম: আপনার ইমেলগুলি অন্য ব্যক্তির পক্ষে পড়া সহজ হওয়া উচিত।
'সাধারণত, 10- বা 12-পয়েন্টের ধরণ এবং অরিয়াল, ক্যালিবিরি বা টাইমস নিউ রোমানের মতো সহজেই পড়ার ফন্ট ব্যবহার করা ভাল '' প্যাটার পরামর্শ দেন। রঙ হিসাবে, কালো সবচেয়ে নিরাপদ পছন্দ।
14. প্রাপকদের নাম সংক্ষিপ্ত করবেন না যতক্ষণ না তারা আপনাকে জিজ্ঞাসা করে
' আমার নাম বারবারা। তিনি বিজনেস ইনসাইডারকে বলেন, 'হাই বার্ব' হিসাবে সম্বোধিত ইমেলগুলি আমি পছন্দ করি না। 'ডাক নাম ব্যবহারের ক্ষেত্রেও একই কথা। আমাকে বার্বি বলো না! '
ব্যক্তি যদি না আপনাকে বলা হয় যে তারা একটি ডাকনাম পছন্দ করে, এটি ব্যবহার করার জন্য এটি নিজেকে নেবেন না। আপনি কেবল বন্ধুত্বপূর্ণ বা অনানুষ্ঠানিক হওয়ার চেষ্টা করছেন তবে এটি অনুপযুক্ত এবং প্রাপকের ত্বকের নিচে পেতে পারেন।
15. নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রাপকদের নামটি সঠিকভাবে বানান করছেন
তিনি বলেন, 'আপনি যদি কাউকে অভিবাদন জানাতে অপরাধ করেন তবে সে ব্যক্তি আর কোনও পড়তে পারে না।'
শ্রদ্ধাশীল হন এবং প্রাপকের নামটি সঠিকভাবে বানান 'অনেক লোকের নাম বানান থাকলে অপমান করা হয়। ব্যক্তির স্বাক্ষর ব্লকে সঠিক বানান পরীক্ষা করুন। আপনি তাদের ইমেল ঠিকানাও পরীক্ষা করতে পারেন। প্রায়শই, লোকের প্রথম এবং / অথবা শেষ নামগুলি তাদের ঠিকানায় থাকে ''
আপনি যদি কোনও সম্ভাব্য ক্লায়েন্টকে ইমেল করছেন তবে তারা ধরে নিতে পারে যে আপনি বিশদে খুব কম মনোযোগ দিয়েছেন, বা তাদের নাম ঠিক করতে খুব ব্যস্ত বা বিক্ষিপ্ত আছেন এবং আপনি যে বার্তাটি প্রেরণ করতে চান এটি তা নয়।
16. আপনার স্বরে ট্যাব রাখুন
অনুবাদ যেমন কৌতুক হারিয়ে গেছে তেমনি ভোকাল সিউস এবং ফেসিয়াল এক্সপ্রেশন থেকে আপনি যে প্রসঙ্গটি পেয়েছেন তা ছাড়াই স্বর ভুল ধারণা তৈরি করা সহজ। তদনুসারে, আপনি যতটা ইচ্ছা করতে চেয়েছিলেন এমন আরও আকস্মিক হিসাবে আসা সহজ। আপনি 'সোজা' বলতে চেয়েছিলেন; তারা 'ক্রুদ্ধ এবং কর্ট' পড়েন।
ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে, প্যাটার আপনাকে প্রেরণে আঘাত করার আগে আপনার বার্তাটি উচ্চস্বরে পড়ার পরামর্শ দেয়। 'এটি যদি আপনার কাছে কঠোর মনে হয় তবে এটি পাঠকের কাছে কঠোর মনে হবে,' তিনি বলে।
সর্বোত্তম ফলাফলের জন্য, দ্ব্যর্থহীন নেতিবাচক শব্দগুলি ('ব্যর্থতা,' 'ভুল,' বা 'অবহেলিত') ব্যবহার এড়িয়ে চলুন এবং সর্বদা 'দয়া করে' এবং 'আপনাকে ধন্যবাদ' বলুন।
17. কিছুই গোপনীয় নয় - সুতরাং সেই অনুযায়ী লিখুন
প্রাক্তন সিআইএর পরিচালক ডেভিড পেট্রিয়াস স্পষ্টতই কী ভুলে গেছিলেন তা সবসময় মনে রাখবেন, প্যাটারকে সতর্ক করেছিলেন: প্রতি বৈদ্যুতিন বার্তা একটি পথ ছেড়ে।
'একটি প্রাথমিক নির্দেশিকা হ'ল এটি ধরে নেওয়া যে আপনি যা লিখবেন তা অন্যরা প্রত্যক্ষ করবে,' তিনি বলেন, 'তাই এমন কিছু লিখবেন না যা আপনি প্রত্যেকে দেখতে চান না to' আরও উদার ব্যাখ্যা: আপনার পক্ষে ধ্বংসাত্মক বা অন্যের জন্য ক্ষতিকারক এমন কিছু লিখবেন না। সর্বোপরি, ইমেলটি ফরোয়ার্ড করা বিপজ্জনকভাবে সহজ, এবং দুঃখিতের চেয়ে নিরাপদ থাকা ভাল।
এই গল্প প্রথম হাজির বিজনেস ইনসাইডার ।
