কিছু উদ্যোক্তাদের জন্য, সভাগুলি অনুশীলনের সমতুল্য, তারা মজাদার নয় তবে আপনি জানেন যে তারা প্রয়োজনীয়। কখনও কখনও সভাগুলি দ্রুত এবং টু দ্য পয়েন্ট এবং অন্য সময়গুলি আপনার দিনের একটি ভাল অংশ নেয়। তবে, বৈঠকটি কত দিন স্থায়ী হয় তা নয়, আপনি যা থেকে বেরোন তা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।
আপনার সাথে দেখা করার সময়সীমা রয়েছে, অনেকগুলি কাজ শেষ করতে হবে এবং পরিচালনা করার জন্য একটি সম্পূর্ণ দল রয়েছে। সময় অর্থ হয় এবং সঠিকভাবে পরিচালনা না করা হলে সভাগুলি অনেক মূল্যবান ঘন্টা খেয়ে ফেলতে পারে। দলীয় সভাগুলির সর্বাধিক উপকার পেতে আপনাকে এবং আপনার কর্মীরা এই পাঁচ-পদক্ষেপ গাইড অনুসরণ করতে পারেন। আপনি শীঘ্রই লক্ষ্য করবেন যে আপনি এবং আপনার দল আরও বেশি বার উত্পাদনশীল সভার নেতৃত্ব দেবে।
জর্ডান নাইট এখনও বিবাহিত
1. একটি এজেন্ডা বিকাশ এবং বিতরণ।
আগেই একটি সভার এজেন্ডা প্রস্তুত করা আপনাকে একটি শক্ত খেলা পরিকল্পনা সেট আপ করতে দেয়। আপনি আলোচনা করতে চান এমন সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ আইটেম এবং সভার শেষে আপনি যে লক্ষ্যগুলি পূরণ করতে চান তা তালিকাভুক্ত করতে পারেন। এটি সংক্ষিপ্ত করে তুলুন এবং এমনকী আপনি জানতে চান এমন জিনিসগুলির জন্য শূন্যস্থানগুলি পূরণ করুন।
কর্মসূচির পিছনে আপনি ক্রিয়া আইটেমগুলির জন্য সংখ্যাযুক্ত ফাঁকাগুলির একটি তালিকা তৈরি করতে পারেন। এটি বৈঠকের অংশগ্রহণকারীদের সভার ফলস্বরূপ কার্যকর করার জন্য প্রয়োজনীয় কিছু লিখতে দেয় এবং এটি সবকিছুকে এক জায়গায় রাখে।
এজেন্ডা চূড়ান্ত হয়ে গেলে, এটি আপনার দলে প্রেরণ করুন। আপনি ঠিক কী বিষয়ে আলোচনা করতে চান, আপনার কোন প্রশ্ন থাকতে পারে এবং কী ধরণের ধারণা বা উদ্বেগ তারা আনতে চায় তা তারা দেখতে সক্ষম হবে। একটি এজেন্ডা সবাইকে মিটিং চলাকালীন কী প্রত্যাশা করবেন এবং কী কী প্রত্যাশা করবেন সে সম্পর্কে সংগঠিত বোধ করতে সহায়তা করে।
2. কর্মসূচির চারপাশে পরিকল্পনা।
এজেন্ডাটি কেবল আলোচনার পয়েন্টগুলির একটি তালিকা। প্রত্যেকের আইটেমের পাশে থাকা প্রশ্ন, উত্তর বা পরামর্শের একটি তালিকা প্রস্তুত করার জন্য সভার আগেই এজেন্ডাটি পর্যালোচনা করা অপরিহার্য। এটি সবাইকে বিষয়বস্তুতে রাখবে, এজেন্ডায় পরবর্তী আইটেমটিতে যাওয়ার আগে যে বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করা দরকার তা নিয়ে আলোচনা করবে।
প্রতিটি বিষয় শেষে সবাইকে জিজ্ঞাসা করুন, 'আমরা এগিয়ে যাওয়ার আগে কারও কি কোনও প্রশ্ন রয়েছে?' এই তথ্যটি এখনও সবার মনে তাজা থাকাকালীন অন্য যে কোনও প্রশ্ন আনার সুযোগ রয়েছে।
৩. প্রতিটি সভার আগে 'অন্ধকার' এ যান।
আপনার দলটিকে তাদের এজেন্ডাটি নিয়ে যেতে এবং 'অন্ধকার' করতে বা টেস্টে আপডেট এবং নতুন ধারণাগুলি আনতে মনোনিবেশ করার জন্য 'অন্ধকার' করতে বা বিঘ্ন থেকে দূরে যেতে উত্সাহিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন কোনও বুদ্ধিদীপ্ত সভা করার সিদ্ধান্ত নিলেন, সভার আগে আলোচনার জন্য ধারণাগুলির একটি তালিকা প্রস্তুত করার জন্য প্রত্যেককে 10-15 মিনিটের মস্তিষ্কে উত্সর্গ করতে বলুন। এমনকি তারা দ্রুত রেফারেন্স গাইড হিসাবে তাদের ধারণাগুলি এবং নোটগুলি এজেন্ডার অনুলিপিতে তাদের যোগ করতে পারে।
এটি আপনাকে এবং আপনার দলটিকে সরাসরি সভায় ঝাঁপিয়ে পড়তে এবং টেবিলের চারপাশে ঘুরে দেখার সুযোগ করতে পারে যখন তারা মনের শীর্ষে থাকবে ideas পরবর্তী ব্যক্তির কথা বলার জন্য দীর্ঘ সময় অপেক্ষা করার পরিবর্তে, সবাই ধারণার মাধ্যমে কথা বলার জন্য প্রস্তুত হবে এবং সেই দিনেই আপনার সর্বোত্তম কর্মের সিদ্ধান্ত নেওয়ার আরও অনেক বেশি সম্ভাবনা থাকবে। ঘরের শক্তি সংক্রামক হবে এবং এই সভাগুলি কতটা ফলদায়ক হতে পারে তা দেখে আপনি খুশি হবেন।
৪. বাইরের বিভ্রান্তি দূর করুন।
গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনার জন্য নির্দিষ্ট সময় ব্যয় করার জন্য সভা তৈরি করা হয়। আপনার ফোন বা ল্যাপটপের মতো কোনও বাহ্যিক বিড়বিড়তা না নিয়ে সেই সময়টিকে সম্মান করুন। অন্যথায়, সহকর্মীরা আপনাকে টাইপ করা বা ক্রমাগত আপনার ফোনটি পরীক্ষা করে দেখে অসভ্য বা অসম্মানজনক মনে করতে পারে।
তবে, কিছু লোকের নোট নিতে বা ইমেলটিতে নজর রাখার জন্য একটি বৈদ্যুতিন ডিভাইসের প্রয়োজন হতে পারে, তাই নিশ্চুপ এটিকে একটি নীরব সেটিংয়ে রাখুন যাতে কোনও উচ্চতর বিজ্ঞপ্তিগুলি বন্ধ না হয়। এছাড়াও, আপনি যদি বৈদ্যুতিন ডিভাইসগুলি আনেন তবে সভার শুরুতে সবাইকে বলুন যে আপনি এটি নোট নিতে ব্যবহার করবেন। আপনি কেন ডিভাইস আনছেন তা সম্পর্কে ডিভাইসগুলি না আনার বা লোকদের আগে সতর্ক করার দ্বারা, আপনি মনোযোগ দিচ্ছেন কিনা তা ভেবে সহকর্মীদের আটকাবে।
৫. কী টেকওয়েজের পুনরাবৃত্তি করে সভাগুলি শেষ করুন।
সভার নেতা হিসাবে, কী টেকওয়েগুলির দ্রুত সংক্ষিপ্ত করতে প্রতিটি সভার শেষ পাঁচ মিনিট ব্যবহার নিশ্চিত করে নিন। এটি তথ্যের সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিটগুলি পরিষ্কার করতে সহায়তা করে। প্রত্যেকের দ্বারা পরবর্তী সভায় কী করা বা উপস্থাপনা করা হবে তার পুনরাবৃত্তি একটি সভা গুটিয়ে রাখা এবং সবাইকে কাজে রাখার দুর্দান্ত উপায়।
সভাগুলির মূল্য অর্জনের মূল অগ্রাধিকার হওয়া উচিত, ফোন বা ইমেলের মাধ্যমে আপনি যে বিষয়ে দ্রুত আলোচনা করতে পারেন তার জন্য সভা করবেন না। গুরুত্বপূর্ণ আলোচনার বিষয় এবং উচ্চ উত্পাদনশীলতার জন্য আপনার সভাগুলি সেট আপ হয়েছে তা নিশ্চিত করুন। আপনার টিমকে একসাথে কাজ করতে এবং প্রকল্পগুলি সুচারুরূপে এগিয়ে চলার জন্য এই সময়টি বুদ্ধিমানের সাথে আপনাকে সহায়তা করতে সহায়তা করুন।
