আপনার ব্যবসায়ের উন্নতি করতে গুগল অ্যাপস কীভাবে ব্যবহার করবেন

ক্লাউড কম্পিউটিংয়ের সময় একেবারে নতুন ধারণা নয়, গুগল অ্যাপস অবশ্যই প্রযুক্তিটিকে পরিমার্জন করেছে যাতে সর্বত্রের ব্যবসাগুলি তার গতি, অ্যাক্সেসযোগ্যতা এবং সঞ্চয়স্থানের সুবিধা নিতে পারে। জিমেইল, গুগল ক্যালেন্ডার এবং গুগল ডক্সের মতো জনপ্রিয় ট্রেডমার্কগুলির অন্তর্ভুক্ত গুগল অ্যাপস স্যুটটি আপনার কর্মীদের মধ্যে কর্মপ্রবাহকে আরও তরল করে তুলতে পারে এবং এমনকি ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগের আরও ভাল পদ্ধতি সরবরাহ করতে পারে। নীচের নির্দেশিকাটি আপনার কোম্পানির ক্রিয়াকলাপ উন্নত করতে আপনাকে গুগল অ্যাপস বাস্তবায়নের কারণ এবং উপায়গুলি হাইলাইট করবে।


আপনার ব্যবসায়ের উন্নতি করতে গুগল অ্যাপস কীভাবে ব্যবহার করবেন: গুগল অ্যাপস কেন ব্যবহার করবেন?

মাইক্রোসফ্ট অফিসের মতো traditionalতিহ্যবাহী ডেস্কটপ সফ্টওয়্যারগুলির তুলনায় ব্যবসায়ের জন্য গুগল অ্যাপ্লিকেশনগুলির যে তাত্ক্ষণিক সুবিধা রয়েছে তা হ'ল ব্যয়-কার্যকারিতা। প্রতি বছর মাত্র ৫০ ডলারে গুগল অ্যাপস স্যুটে সীমাহীন সংখ্যক ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট, গুগলের সমস্ত অ্যাপ্লিকেশন অ্যাক্সেস, প্রতি কর্মচারীর জন্য 25 জিবি ইমেইল স্টোরেজ, 24/7 গ্রাহক সমর্থন, এবং 99.9 শতাংশ নেটওয়ার্ক আপটাইম গ্যারান্টি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। (নেটওয়ার্ক সিকিউরিটি এবং ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টগুলির সীমিত পরিমাণের পাশাপাশি একটি কম অ্যাপ্লিকেশন এবং স্টোরেজ সহ একটি নিখরচায় সংস্করণও রয়েছে business) বেশিরভাগ ব্যবসায় এবং আইটি সফ্টওয়্যারটির সাথে তুলনা করা হয়, যা প্রায়শই ক্রয় প্রতি লাইসেন্সের সংখ্যক লাইসেন্স নিয়ে আসে (প্রয়োজনীয় উল্লেখ না করে) বাহ্যিক সার্ভারগুলি সিস্টেমটি হোস্ট করার জন্য), গুগল অ্যাপস আপনার বাজেট থেকে অতিরিক্ত কয়েকটি ডাইম বার করার জন্য মূল উপায় হতে পারে।

ইন্ডিয়ানাপলিস ভিত্তিক কন্টেন্ট ডেভলপমেন্ট সংস্থা রেইডিয়াসের অপারেশনসের ভাইস প্রেসিডেন্ট ব্রায়ান ওয়াইক বলেছেন, 'আমরা যদি সংস্থার প্রত্যেকের জন্য মাইক্রোসফ্ট অফিসের কপি কিনে থাকি তবে আমরা ইতিমধ্যে কয়েক হাজার ডলার সাশ্রয় করছি,' ব্যয় সাশ্রয়ের পাশাপাশি উইয়েরিক বলেছেন যে রেইডিয়াস দেশের বিভিন্ন স্থানে তাদের ডিজাইনার এবং প্রযোজকদের যে অ্যাক্সেসযোগ্যতার জন্য গুগল অ্যাপস স্যুট গ্রহণ করেছে।

'যেকোনও স্টার্ট-আপ সংস্থার পক্ষে উপযোগিতা ভাল,' ভাইরিক বলেছেন, 'এবং ফোনে একটি নতুন ভাড়া নিয়ে কথা বলতে সক্ষম হতে এবং কোনও আইটি লোকের কাছে অ্যাক্সেস না দিয়ে ওয়েব প্রোগ্রাম দিয়ে সেটআপ করা হ'ল একটি দুর্দান্ত জিনিস। '

গুগল অ্যাপসের আরেকটি সুবিধা হ'ল প্রতিটি অ্যাপ্লিকেশনের একে অপরের সাথে সংহত করার দক্ষতা - এটি এমন একটি বৈশিষ্ট্য যা ক্যালিফোর্নিয়ায় ভিত্তিক ইন্টারনেট বিজ্ঞাপন সংস্থা টলুকা লেকের মালিক কেন হেইস বলেছেন যে তিনি তার জন্য কৃতজ্ঞ। তিনি বলেন, 'গুগল অ্যাপস সম্পর্কে যা ভাল তা হ'ল আমি আমার ব্যবসায়ের জন্য একটি প্রধান অ্যাকাউন্ট সেট আপ করতে পারি - এবং আমার ই-মেইল, ক্যালেন্ডার এবং ওয়েবসাইটগুলি সমস্ত একসাথে আবদ্ধ। ' 'অবশ্যই, আরও ভাল ই-মেইল এখানে রয়েছে, তবে গুগলের মতো কীভাবে এগুলি সবগুলি বেঁধে রাখা যায় তা কেউ বুঝতে পারেনি।'

ডিপ ডিপ: গেমটিতে গুগল অ্যাপস


আপনার ব্যবসায়ের উন্নতি করতে গুগল অ্যাপস কীভাবে ব্যবহার করবেন: জিমেইলের সাথে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগকে স্ট্রিমলাইনিং করা

Gmail যখন প্রথম দৃশ্যে এসেছিল তখন ব্যক্তিগত ইমেল ক্লায়েন্টটি আপাতদৃষ্টিতে তলাবিহীন স্টোরেজ ক্ষমতা এবং বজ্রপাতের ইনবক্স অনুসন্ধানের জন্য প্রশংসিত হয়েছিল। তবে গুগল অ্যাপসের একীকরণের সাথে Gmail এর অনেকগুলি কার্যকারিতা ব্যবসায়ের জন্য ঠিক দক্ষতার সাথে কাজ করে। আবার জিমেইলের অন্যতম সুবিধাজনক বৈশিষ্ট্য হ'ল ক্লাউড ফ্যাক্টর - যেহেতু চিন্তা করার মতো কোনও জটিল সফ্টওয়্যার নেই, তাই Gmail, ডিভাইসে যোগাযোগ বা বার্তা ডাউনলোড না করেই যে কোনও জায়গা থেকে আপনার কর্মীদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য।

'জিমেইল সম্পর্কে দুর্দান্ত জিনিসগুলির মধ্যে একটি হ'ল এটি ব্রাউজার ভিত্তিক,' উই্রিক বলেছেন। 'আমরা আমাদের ফোন এবং আইএমএপি ক্লায়েন্টগুলির মাধ্যমে সংযোগ করি। এটি বলার ক্ষমতা নেই যে, 'এখানে আপনার আউটলুকের ইনস্টলেশন রয়েছে।'

জিমেইলের থ্রেড কথোপকথন সহকর্মীদের মধ্যে বার্তাগুলি সহজ করতে সহায়তা করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একাধিক পক্ষ কোনও ই-মেইলে সিসি হয়, বা একাধিক ই-মেইলে একই বিষয় লাইন থাকে, তবে এই সমস্ত বার্তাগুলি প্রতিটি নতুন ইমেল প্রেরণের সাথে একত্রে গোষ্ঠীভুক্ত হয়, আপনার শীর্ষে পুরোপুরি বসে থাকে your ইনবক্স এবং পূর্ববর্তী বার্তাগুলি চেক করার ঝামেলা দূর করে।

এছাড়াও, প্রতিটি অফিসের পরিবেশে দ্রুত, এক মুহূর্তে বার্তা প্রেরণের জন্য একটি পদ্ধতি থাকা উচিত এবং জিমেইলের উত্তর হ'ল গুগল চ্যাট, যা ইনবক্সের ইন্টারফেসে সরাসরি নির্মিত। 'আমরা আমাদের অভ্যন্তরীণ টেলিফোনি সিস্টেমের প্রয়োজনীয়তা সত্যিই কমিয়ে দিয়েছি,' ম্যাসেঞ্জারের ব্যবহার সম্পর্কে রাইডিয়াস সম্পর্কে উই্রিক বলেছেন। চ্যাটের বৈশিষ্ট্যটিতে একটি ভিডিও কনফারেন্সিং উপাদান রয়েছে যা সহকারী ও কর্মচারীদের দূরবর্তী অবস্থান থেকে চিঠিপত্রের প্রয়োজন হলে কার্যকর হতে পারে।

যদিও জিমেইল দুর্দান্ত ইমেল ক্লায়েন্ট, উইক আপনার ভাগ করা ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্টের জন্য একাধিক অ্যাকাউন্ট প্রশাসক নিয়োগের পরামর্শ দেয়। 'একবার আপনি সাইন আপ হয়ে গেলে, আপনি কখনই আপনার সমস্ত ডিম এক ঝুড়িতে রাখতে চান না,' সে বলে। 'প্রশাসক উপলব্ধ না হলে কোনও দিন আপনার কিছু করার দরকার পড়ছে।'

গভীর খনন করুন: আবার কখনও ইমেল হোস্টিংয়ের জন্য অর্থ প্রদান করবেন না


আপনার ব্যবসায়ের উন্নতি করতে গুগল অ্যাপস কীভাবে ব্যবহার করবেন: গুগল ক্যালেন্ডারের মাধ্যমে সভাগুলি এবং ইভেন্টগুলি সিঙ্ক করে

আপনার ব্যবসায়ের ধরণের উপর নির্ভর করে সময় নির্ধারিত অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি আসল মাথাব্যথা হতে পারে। কয়েকটি কর্মচারী (বা, কেবলমাত্র একজন) সাধারণত তারিখ এবং সময় ট্র্যাকিং এবং রিলে করার জন্য দায়বদ্ধ, এমন একটি পদ্ধতি যা স্লিপ-আপগুলি এবং মিস করা মিটিংয়ের পক্ষে উপযুক্ত। গুগল ক্যালেন্ডারে, একাধিক কর্মচারী একটি একক ক্যালেন্ডারে ইভেন্টগুলি পোস্ট করতে পারেন যা পুরো সংস্থাটি সেই অনুযায়ী অ্যাক্সেস করতে এবং সম্পাদনা করতে পারে। অতিরিক্তভাবে, এই ক্যালেন্ডারগুলিকে রঙিন কোড করা যেতে পারে যাতে দর্শকদের অ্যাপয়েন্টমেন্টে অ্যাপয়েন্টমেন্টে পরিবর্তন সম্পর্কে সচেতন করা যায়। প্রশাসকরা ক্যালেন্ডারেও অনুমতি নির্ধারণ করতে পারেন, যাতে কেবলমাত্র নির্দিষ্ট কর্মীরা আইটেম দেখতে বা সম্পাদনা করতে পারে।

ইন্ডিয়ানা ভিত্তিক ডিজিটাল বিপণন সংস্থা গ্রিনফিল্ড, ক্রস ক্রিয়েটিভের প্রতিষ্ঠাতা গ্রেগ ক্রস বলেছেন যে তিনি সম্প্রতি তাঁর এক বড় ক্লায়েন্টকে অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি বাছাই এবং সুরক্ষায় সহায়তা করতে গুগল ক্যালেন্ডার গ্রহণ করতে উত্সাহিত করেছিলেন। '[তিনি] একটি কাউন্সেলিং সেন্টারের মালিক, এবং তিনি আমার কাছে এসে বললেন,' আমাদের চারজন পরামর্শদাতা পেয়েছেন এবং আমরা এমন একটি উপায় খুঁজছি যাতে আমাদের ক্লায়েন্টরা অনলাইনে অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি নির্ধারণ করতে এবং তাদের ব্যক্তিগত রাখতে পারেন, '' ক্রস বলেছেন। 'আপনি এটি সেট করতে পারেন যাতে এটি দেখায় না যে হতাশার বিষয়ে আপনি' জন দো'র সাথে কাউন্সেলিং সেশন করছেন ''

গুগল ক্যালেন্ডারের আর একটি দরকারী বৈশিষ্ট্য হ'ল জিমেইলের মাধ্যমে ইভেন্টগুলি তৈরি করার ক্ষমতা। আপনি যখন ক্যালেন্ডারের কোনও ইভেন্টে কোনও কর্মচারীর ইমেল ঠিকানা যুক্ত করেন, তখন কর্মচারীকে তার উপস্থিতি নিশ্চিত করার জন্য একটি আমন্ত্রণ প্রেরণ করা হয়। নিশ্চিত করার পরে, প্রতিটি কর্মী ইভেন্টটিতে নোট দেখতে এবং যুক্ত করতে পারে।

ডিপ ডিপ: টেক টক: অ্যাড এজেন্সি ওয়েব অ্যাপে স্থানান্তরিত করে


আপনার ব্যবসায়ের উন্নতি করতে গুগল অ্যাপস কীভাবে ব্যবহার করবেন: গুগল ডক্সের সাথে সহযোগিতা এবং প্রকল্প পরিচালনার উন্নতি

গুগল ডক্স এমন একটি অ্যাপ্লিকেশন যা একাধিক ব্যবহারকারীকে ওয়েবে ডকুমেন্টস, উপস্থাপনা এবং স্প্রেডশিটগুলি তৈরি এবং সম্পাদনা করার অনুমতি দেয়। সাধারণত সহকর্মীরা একে অপরের সাথে সংযুক্তিগুলি ইমেল করে নথিগুলি ভাগ করে থাকেন যার ফলস্বরূপ ভুল ফাইল সংস্করণ এবং বিক্ষিপ্ত, ভুল জায়গায় প্রতিলিপি তৈরি হয়। গুগল ডক্সের সাহায্যে ফাইলটি ক্লাউডে সম্পাদিত হয়, যেখানে সংশোধনগুলি সংরক্ষণ করা হয় এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরুদ্ধার করা হয়।

অন্যান্য গুগল অ্যাপসের মতো, প্রশাসকরা গুগল ডক্সে অনুমতি সেট করতে পারেন যাতে কেবলমাত্র কিছু নির্দিষ্ট কর্মীই ফাইলগুলি দেখতে এবং ভাগ করে নেওয়ার অনুমতি পায়। আর একটি সুবিধাজনক বৈশিষ্ট্য হ'ল নথিগুলি বিভিন্ন ধরণের ফাইল এক্সটেনশনে রফতানি করার ক্ষমতা, যা যখন ক্লায়েন্ট বা গ্রাহককে পিএসএফ ফাইলের ASAP দরকার হয় তখন সেই সময়ে সহায়ক হতে পারে।

ক্রস বলেছেন, 'আমি গুগল ডক্স অভ্যন্তরীণভাবে ব্যবহার করি। 'আমার একটি গ্রাফিক ডিজাইনার রয়েছে যা কেবলমাত্র খণ্ডকালীন কাজ করে, তাই আমি সেখানে অনুমান এবং ক্লায়েন্টের প্রস্তাব পোস্ট করি।' ভ্রমণপথ, নিউজলেটার এবং নিবন্ধগুলির মতো অন্যান্য সাধারণ ফাইলগুলি সম্পাদনা করার জন্য গুগল ডক্স ব্যবহার করা প্রকল্পগুলিতে সহযোগিতা করার সময় কর্মীদের মধ্যে উদ্ভূত সাধারণ সমস্যাগুলি সমাধান করতে সহায়তা করে।

গুগল ডক্স যেমনটি অনেক ব্যবসায়ীদের কাছে কার্যকর ছিল তেমনি রেইডিয়াসের উই্রিক বলেছেন যে একটি জিনিস মনে রাখা উচিত তা হ'ল আপনার কর্মীদের লোকেরা কম্পিউটার দক্ষতার বিভিন্ন ডিগ্রি অর্জন করতে পারে। সুতরাং, যদি আপনি আপনার সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলি তৈরি এবং সম্পাদনা করার জন্য গুগল ডক্স প্রয়োগ করেন এবং উইক বলেন, অ্যাপ্লিকেশনটি বোঝে এমন একটি প্রকল্পের চ্যাম্পিয়নকে মনোনীত করা সম্ভবত এটি সহায়ক।

'এমন কিছু ব্যবহারকারী থাকতে পারে যা পরিবর্তনের বিষয়ে কম উদ্দীপ্ত হবে,' ওয়াই্রিক বলেছেন। তিনি নতুনদেরকে গুগল অ্যাপস সাইটে বার বার সহায়তা গাইডকে পরামর্শ দেওয়ার পরামর্শ দেন।

গভীর খনন করুন: আপনার প্রযুক্তি বুটস্ট্র্যাপ করার জন্য 10 টিপস


আপনার ব্যবসায়ের উন্নতি করতে গুগল অ্যাপস কীভাবে ব্যবহার করবেন: গুগল সাইটগুলির সাথে কোম্পানির জ্ঞান ভাগ করে নেওয়া

গুগল সাইটস হ'ল একটি বেসিক সাইট-বিল্ডিং সরঞ্জাম যা সংস্থাগুলি কর্মীদের জন্য তথ্যের একটি ব্যক্তিগত ইন্ট্রানেট হাব তৈরি করতে বা এমন একটি পাবলিক ডোমেন তৈরি করতে পারে যা আপনার ব্যবসায়ের মুখ হিসাবে কাজ করে। গুগল সাইটস আপনাকে অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলি থেকে যেমন আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট ক্যালেন্ডার বা স্ট্যান্ডার্ড ক্লায়েন্ট ফর্মগুলি থেকে তথ্য আমদানি করতে এবং কর্মীদের বা গ্রাহকদের সহজে অ্যাক্সেস পেতে আপনার সাইটে এটি পোস্ট করার অনুমতি দেয়।

'গুগল সাইটগুলি একটি উইকি সিস্টেমের মতো,' হেইস বলেছেন, যিনি অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করেন যাতে ডেনমার্কের তিনি এবং তার ব্যবসায়িক অংশীদাররা কোম্পানির প্রকল্পগুলি, ধারণা এবং ঠিকাদারদের নজর রাখতে পারে। 'প্রতিযোগীদের ধারণা নিয়ে আমরা উন্নতি করতে চাই এবং আমাদের ব্যবসায়ের মধ্যেও সমস্যা সমাধান করতে চাই এমন সমস্যাগুলির জন্য আমার বিভাগ রয়েছে have'

প্রশাসনিক দক্ষতা অর্জনের জন্য আপনি কেবলমাত্র কিছু কর্মচারীকেই মনোনীত করতে পারেন, যেমন সাইটের তথ্য সম্পাদনা এবং পোস্টিং, বা আপনার পুরো টিমে অ্যাক্সেস মঞ্জুর করুন (বিশেষত যদি আপনি শক্তভাবে বোনা স্টাফ নিয়ে কাজ করছেন)।

ডিপ ডিপ: ব্যবসায়ের জন্য শীর্ষ 10 ফ্রি অ্যাপস এবং পরিষেবাদি


আপনার ব্যবসা চালাতে গুগল অ্যাপস কীভাবে ব্যবহার করবেন: গুগল অ্যাপস মার্কেটপ্লেসে অতিরিক্ত সংস্থান সন্ধান করা

যদি গুগল দ্বারা একচেটিয়াভাবে তৈরি করা অ্যাপ্লিকেশনগুলি আপনার সমস্ত চাহিদা পূরণ না করে তবে গুগল অ্যাপস মার্কেটপ্লেসটি দেখতে ভুলবেন না যেখানে আপনি প্রচুর পরিমাণে তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশনগুলি পেতে পারেন - কিছু নিখরচায় - যা বিভিন্ন ধরণের ফাংশন সরবরাহ করে এবং অন্যান্য স্ট্যান্ডার্ড অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে সংহত করুন। ইনটুইট অনলাইন প্যারোল উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে সরাসরি গুগল ক্যালেন্ডার থেকে কর্মীদের অর্থ প্রদান করতে এবং পেস্টাবগুলিতে অনলাইনে অ্যাক্সেস সরবরাহ করতে সক্ষম করে। জোহো সিআরএম হ'ল একটি গ্রাহক সম্পর্ক পরিচালন সরঞ্জাম যা ইমেইল কথোপকথনগুলি ট্র্যাকিং এবং বাছাই করার মতো বিভিন্ন উপায়ে ক্লায়েন্টের মিথস্ক্রিয়াকে উন্নত করতে সহায়তা করে।

গুগল ক্যালেন্ডারের ক্ষমতা বাড়াতে, গ্রেগ ক্রস অফ ক্রস ক্রিয়েটিভ টুঙ্গেল.মে ব্যবহার করে এমন একটি অ্যাপ্লিকেশন যা সদস্যদের পাবলিক শিডিউল প্রকাশ করতে, অ্যাপয়েন্টমেন্টের অনুরোধগুলি গ্রহণ করতে এবং ডাবল বুকিং হ্রাস করতে দেয়। ক্রস বলেছেন, 'এটি সত্যিই আমার কর্মপ্রবাহের মূলধারায় সহায়তা করে। 'ব্যক্তি যখন অ্যাপয়েন্টমেন্টটি নিশ্চিত করে, তখন এটি আমার [গুগল] ক্যালেন্ডারে যায় এবং আমি আমার ফোনে সতর্ক হই। সুতরাং এই দুটি বৈশিষ্ট্যের সহযোগিতার মধ্যে এটি আমার পক্ষে দুর্দান্ত কাজ করে। '

ক্রসের মতে, ব্যবসায়ের জন্য গুগল অ্যাপস দ্রুত প্রয়োজনের হয়ে উঠছে এবং চেষ্টা করার জন্য একটি ঝরঝরে পণ্য কম। মেঘের অ্যাক্সেসযোগ্যতার পাশাপাশি অ্যাপ্লিকেশনগুলির আন্তঃযোগিতা, তিনি বলেছেন, অনেক লোককে প্রথমবারের জন্য দক্ষতার সাথে অফিস প্রযুক্তি ব্যবহারের সুযোগ দেয়। ক্রস বলেছেন, 'অন্যান্য সফ্টওয়্যার সংস্থাগুলি কীভাবে এগিয়ে যেতে পারে তা দেখতে আকর্ষণীয় হবে, কারণ ওয়েব-ভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশনগুলি কেবল অদ্ভুততার চেয়ে বেশি,' ক্রস বলে। 'এটি' ভবিষ্যতের তরঙ্গ 'নয় - এখনই এটি।'

ডিপ ডিপ: বুটস্ট্র্যাপারদের জন্য 5 দুর্দান্ত সফ্টওয়্যার প্যাকেজ